Word：格式选择题转为Excel文档

　　一般来说，题库中的试题大多要求用数据库格式录入，而平时教师们写教案、出试卷都是用Word，对VFP、Access、Excel等用得较少。况且，用数据库格式录入试卷也不是很方便。这就产生了一个问题，如何将用Word方式录入的试题(本文以选择题为例)转换为Excel电子表格或DBF文件格式呢？

　　思路分析

　　对于把有分隔字符(该符号用来分隔每个字段)的文本文件转换为Excel电子表格，大家可能都比较熟悉。因此只要将以Word方式录入的选择题转换为有分隔字符的文本文件就大功告成了。可见，此步骤是关键一步。如图1是以Word方式录入的选择题，如图2是将图1转换后的Excel数据库格式。从图2中可以看到，一道题包括题干及四个选项，题干及选项分属不同字段，题与题之间用段落符分隔(即分行)，题干与各选项间用分隔字符分列。了解上述思路后，我们就可以进行转换了。

图1 Word中的题目

　　问题解决

　　1.设立分隔字符，将文档保存为纯文本文件

　　由于文档输入的格式有所不同，如图1所示第一题中各选项间有空格，这里还需去除选项间的空格。打开“查找与替换”对话框，在查找内容栏输入“^w”(“^w”为空格标志符，点击“高级→特殊字符”即可找到)，替换栏为空白，点击[全部替换]按钮，这样就删除了文本中的空白区域。按照题干与各选项间用分隔字符分列的思路，我们分别在题干与选项A、选项A与选项B、选项B与选项C、选项C与选项D间设立分隔字符，分隔字符一定要是特殊符号且文档中所没有的，本文以“@”为例。

[next]  具体方法如下：打开图1所示的文档，复制“A、”，执行“编辑→替换”命令，将光标停放在查找栏，按下“Ctrl+V”键，在查找栏输入“A、”。在替换栏中输入“@ A、”，点击[全部替换]按钮，这样文中所有的选项“A、”被替换成了“@ A、”，同样，将“B、”替换成“@ B、”，将“C、”替换成“@C、”，将“D、”替换成“@D、”。由于图1第二题中选项间有段落符标志，需要去除选项间的段落标志符，在“查找与替换”对话框中，将“^p@”替换为“@”(“^p”为段落标志符，点击[特殊字符]按钮即可找到)，去掉“@”字符前的所有段落标志符。最后结果如图3，然后将该文档另存为纯文本文件。 图3加入分隔符的文本文件

　　2.将纯文本文件转换为Excel电子表格

　　在Excel空白文档中，执行“文件→打开”命令，打开刚才保存的纯文本文件，出现如图4所示对话框，选中“分隔符号”，然后单击[下一步]。在如图5所示的对话框中，选中“其他”复选框，然后输入字符“@”，单击[乱徊絔，最后点击[完成]。这样，就将文本文档转换成了Excel数据表格。

图4选中“分隔符号”

　　这时转换的数据格式还不是十分理想，还需要对Excel数据表格进行单元格格式设置。首先手工调整各列的适当列宽。选中整个数据，然后点击“格式→单元格”，打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，在“垂直对齐”下拉菜单中选择“居中”，按下[确定]按钮。最后执行“格式→行→最适合的行高”命令，文档就自动对得整整齐齐了，效果如图2。

　

图5选中“其他”复选框

[next]

 

小结

　　1.本例是将Word中录入的选择题转换为Excel电子表格，利用Excel的导出功能可以很轻松地将Excel表格转换为Access及DBF文件等。

　　2.以Word方式录入的选择题尽管格式各不相同，但在转换时只要把握两条原则：

　　(1)题干与各选项间排列紧凑并用分隔字符分列。

　　(2)题与题之间用段落符分行，然后进行巧妙替换。

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