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Word:用合并技巧巧制作询证函

办公软件2023-07-13 阅读
[摘要]作为一名财务人员,笔者负责单位往来账项的询证工作。查阅凭证、合同台账和合同原件,笔者费了九牛二虎之力,总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了,并编辑成了一张Excel表格,接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。难道还要笔者再费力地重复劳动吗?不,我们自有办法。  技术看点:邮件合并功能。  ...
作为一名财务人员,笔者负责单位往来账项的询证工作。查阅凭证、合同台账和合同原件,笔者费了九牛二虎之力,总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了,并编辑成了一张Excel表格,接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。难道还要笔者再费力地重复劳动吗?不,我们自有办法。  技术看点:邮件合并功能。  一、制作明细表  首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用Office 2003,在其他版本的Office中操作略有不同,请朋友们注意。Word:用合并功能巧制作询证函1图1  二、询证函的格式  为了叙述清楚,我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页,编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容),该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”,即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。Word:用合并功能巧制作询证函2图2   三、进行“邮件合并”  1.启动Word,打开“询证函.doc”,执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。  2.选择“信函”项,单击“下一步”;选择“使用当前文档”项,单击“下一步?选取收件人”;选择“使用现有列表”项,单击“下一步?撰写信函”。  3.进入“选取数据源”对话框,在“文件类型”框中选择“Excel文件”,然后在文件列表框中,双击“往来账项明细表.xls”。  4.在“选择表格”对话框中,单击所需要的工作表,勾选“数据首行包含列标题”复选框,单击“确定”按钮。  5.在“邮件合并收件人”对话框中,对数据进行编辑后,单击“确定”按钮。
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